6 conseils pour bien gérer son conseil d’administration
Que vous soyez une start-up ou une grande société, gérer efficacement son conseil d’administration ne s’improvise pas. Nicolas Dhaene et Thibaut Claes, General Manager et Investment Manager chez W.IN.G by Digital Wallonia, vous confient les 6 clés d’un boardmeeting rondement mené.
Envoyer les slides en amont aux administrateurs non opérationnels
Optimiser le temps de présentation des slides est un élément essentiel à la bonne gestion d’un conseil d’administration.
« Dans les start-up comme dans les grandes entreprises, plus de la moitié du boardmeeting est consacré à discuter des chiffres alors qu’ils sont déjà là. En faisant parvenir, en amont, les slides aux administrateurs non opérationnels, on gagne du temps ! » nous explique Thibaut.
Passer rapidement les slides en revues qui ont déjà été consultées au préalable permet de consacrer plus de temps aux discussions stratégiques et opérationnelles problématiques pour la société : recrutement, ouverture d’un nouveau marché, politique de prix, etc.
« S’il y a des questions, elles sont posées avant le conseil d’administration. S’il n’y en a pas, on avance et la revue des chiffres peut se faire beaucoup plus rapidement. »
Veiller à équilibrer le déroulé du conseil d’administration
Veillez à équilibrer le temps consacré aux différents sujets, à accorder un temps égal de parole à chacun et à synthétiser les débats en décisions concrètes.
« Pour bien faire, il faudrait consacrer un tiers du temps à discuter du reporting, un tiers à prendre des décisions à court terme et un tiers à échanger sur la stratégie à long terme », nous explique Nicolas Dhaene.
Même si cette gestion du temps est à l’appréciation de chacun, il appartient au président du conseil d’administration de tenir ce rôle de gardien du temps. Un conseil d’administration ne doit idéalement pas durer plus de 2-3 heures.
« Quand une discussion se prolonge sur un sujet ou sur un autre, intervient Thibaut, il vaut mieux passer à autre chose, sans quoi cela risque d’être au sacrifice des derniers points à aborder, qui s’avèrent souvent les sujets les plus intéressants. »
Assurer la gestion du temps de parole et la priorité des débats
Prêtez attention à la collégialité, c’est-à-dire à ce que tous les membres du conseil aient l’opportunité de s’exprimer, quel que soit leur profil et ce qu’ils ont à dire.
« Dans un conseil d’administration, il y a des profils divers : des administrateurs qui ont tendance à parler plus que les autres et d’autres qui ont du mal à s’imposer. En permettant à chacun des profils de s’exprimer, on équilibre les ‘inputs’ », précise Nicolas. « Il faut bien faire attention à ce que chacun prenne la parole. Encore une fois, le rôle du président est primordial puisqu’il devra arbitrer les discussions. »
Rédiger un procès-verbal concis qui ne reprend que les décisions prises
En plus du président, désignez un secrétaire pour rédiger le procès-verbal de la réunion.
« Pour bien exécuter les deux rôles, le président et le secrétaire ne doivent pas être la même personne. Alors que le président est le maitre du temps et des débats, le secrétaire va avoir la responsabilité de prendre note des décisions », explique Nicolas.
Le PV du conseil d’administration ne doit pas être trop lourd et éviter de reprendre l’intégralité des débats.
Tenir un « carnet de bord » des décisions prises et des tâches à réaliser
Prendre des décisions est l’une des missions les plus importantes du conseil d’administration. Une bonne pratique consiste à tenir un « carnet de bord » pour ne pas perdre de vue les décisions qui ont été prises.
« Le carnet de bord permet de s’assurer que les conclusions tirées lors des différents conseils d’administration ont bien été suivies par le management. Cela permet aux administrateurs de vérifier si ce qui a été discuté a bien été réalisé (ou non), sans devoir lire le procès-verbal des nombreux conseils précédents », précise Nicolas.
« Dans une de nos sociétés, poursuit Thibaut, à la fin de chaque conseil d’administration, certains membres se voient attribuer une ‘to do’. Cette liste est indiquée dans le PV, de sorte que l’on sache ‘qui doit faire quoi’ et où il en est dans ses tâches. »
Le carnet de bord est inclus dans le procès-verbal, de sorte que lors du prochain CA, il puisse être actualisé.
Une fois par an, réaliser un SWOT de l’entreprise et une évaluation du board
Une fois par an, réalisez au sein du conseil d’administration une évaluation de l’entreprise sous la forme d’un tableau SWOT ( « Strength Weakness Opportunity Threat »).
« Le conseil d’administration doit travailler dans l’intérêt de la société et non dans celui des actionnaires. Soumettre, une fois par an, un questionnaire SWOT aux administrateurs permet de déterminer ce qu’ils pensent de la société. Il permet enfin de tout remettre à plat et de s’assurer que tous les administrateurs opérationnels sont sur la même longueur d’onde. »
De la même manière, il est recommandé au conseil d’administration d’évaluer chaque année son propre mode de fonctionnement, sa gouvernance et sa capacité à remplir sa mission au service de l’entreprise :
« C’est vraiment intéressant, car il s’agit d’une autocritique qui ne s’adresse pas à quelqu’un en particulier. Cela permet de savoir si les administrateurs se sentent bien et collégialement performants pour l’entreprise. »