Start-up : les 4 conseils pour bien préparer son Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration est une instance clé dans le développement d’une start-up. Nicolas Dhaene et Thibaut Claes, respectivement General Manager et Investment Manager chez W.IN.G by Digital Wallonia, vous livrent les secrets d’un CA bien mené.
Se réunir toutes les 6 à 8 semaines
En principe, le conseil d’administration d’une société a pour mission de définir les grands axes stratégiques et la bonne gouvernance de celle-ci et se réunit – pour ce faire – tous les 3 mois. Si cette méthode fonctionne très bien pour les sociétés matures, le CA d’une start-up aura également pour mission d’accompagner la jeune pousse sur le volet opérationnel
« La différence entre une start-up et une grande société, c’est que cette première est largement moins fournie au niveau du management. Les fondateurs opérationnels sont donc nécessairement multi casquettes et constamment sur plusieurs chantiers simultanément. Dans ce contexte, la relation avec leurs administrateurs se situe plutôt sur un registre de ‘sparring-partners’, voire de conseillers opérationnels », nous explique Nicolas Dhaene, General Manager chez W.IN.G.
En se réunissant fréquemment (toutes les 6 à 8 semaines), la start-up crée une dynamique saine et permet aux administrateurs de mieux se connaitre.
« Une start-up est ce qu’elle est. Énormément de choses peuvent se passer en très peu de temps. D’où la nécessité de se réunir fréquemment pour que fondateurs et administrateurs aient un degré d’information similaire ; mais aussi afin que ces derniers puissent contribuer à des aspects beaucoup plus terre à terre, comme les personnes à engager, le packaging salarial, l’état du marché ou encore l’avancement des projets », précise Thibaut Claes, Investment Manager du fonds d’investissement.
Une petite équipe diversifiée qui soutient l’opérationnel
Un des ingrédients pour avoir une bonne dynamique, c’est de bien choisir les personnes réunies autour de la table et d’en limiter le nombre.
Pour Thibaut, le conseil d’administration devrait idéalement se composer des fondateurs de la société, d’un à deux investisseurs complémentaires et – éventuellement – d’un administrateur indépendant parfaitement neutre.
« W.IN.G by Digital Wallonia possède une casquette digitale / financière qu’il est intéressant de compléter avec des investisseurs possédant une expérience entrepreneuriale et/ou sectorielle. C’est important de compter dans son CA des entrepreneurs qui sont passés par là et qui peuvent donc donner des trucs et astuces concrets. »
Préparation du Slide Deck
Le programme d’un conseil d’administration n’est pas un schéma statique à suivre aveuglément. En fonction des hot topic, l’ordre du jour et le temps consacré aux différents sujets doit être flexible.
Nicolas et Thibaut recommandent de couvrir les principaux éléments suivants :
Les good & bad news
Afin de mettre les administrateurs non-opérationnels au courant de l’actualité de la société, on recommande généralement d’entamer la réunion sur une liste « good news » / « bad news ».
« J’aime entamer la séance en demandant aux fondateurs de partager leurs trois satisfactions et préoccupations du moment. Un entrepreneur s’endort et se réveille avec ses succès et ses problèmes. C’est une bonne façon de prendre la température et – pour les membres du CA – de remplir leur mission : soutenir moralement et opérationnellement l’entrepreneur dans son combat de tous les jours », commente Nicolas.
Update Produit, Marché et Équipe
On passera ensuite en revue les évolutions des trois éléments clés au succès de la start-up : son produit, son marché et – bien sûr – son équipe.
« Dans une start-up, les ressources humaines constituent 80% des dépenses. Il est donc important pour les administrateurs actifs et non actifs de savoir où se situe l’équipe : qui se porte bien ou mal, qui est un good performer ou un bad performer, etc. S’assurer qu’il y ait une bonne dynamique d’équipe est essentiel, d’autant plus en période de crise sanitaire et avec le développement du télétravail », poursuit Thibaut.
Revue des KPI’s, Débat et Décisions
La dernière partie du Deck doit être consacrée à la discussion et aux décisions à prendre par le Conseil, à la lumière des éléments factuels issus du reporting :
« Un Conseil d’Administration dure entre 2 à 3 heures. Idéalement, la moitié de ce temps devrait être consacré à l’échange d’idées, au partage d’expérience et aux décisions à prendre. Il est important que cette discussion soit éclairée par les KPIs sans pour autant que le ‘reporting’ s’éternise pour éclipser le temps consacré au débat.», commente Thibaut.
Une entreprise qui fonctionne bien est dotée d’un conseil d’administration performant
En préparant un board meeting, en se remettant en question et en se demandant si les administrateurs sont entendus, on s’assure que « la mayonnaise prenne bien ».
Récolter les feedbacks, prendre le temps d’appeler les administrateurs en amont pour sentir quels vont être les points à aborder plus en détail, réaliser (une fois par an) une auto-évaluation du conseil, mais aussi s’assurer qu’ils se sentent écoutés, compris et à leur place… tout cela contribue à s’assurer un conseil d’administration efficace et percutant.
Pour Nicolas Dhaene, prendre des nouvelles et aborder les sujets en profondeur est une bonne façon d’assurer le suivi… mais pas que :
« Faites bosser vos administrateurs ! Le conseil d’administration ne doit pas qu’être une remise de bulletins, mais un travail d’équipe. Donnez à vos administrateurs des devoirs. Ils les feront avec grand plaisir. »